Problemy z realizacją zamówienia mogą zacząć się długo przed pobraniem produktu z półki. Wystarczy błędnie policzona dostawa, nieczytelne oznaczenie kartonu albo pomieszanie podobnych wariantów. Dlatego usługi magazynowe należy oceniać również przez sposób przyjmowania towaru. Poprawne przyjęcie tworzy podstawę wiarygodnych stanów magazynowych i późniejszej kompletacji.
Informacja o dostawie pozwala przygotować stanowisko
Awizacja, czyli wcześniejsze zgłoszenie dostawy, pomaga zaplanować rozładunek i obsadę stanowiska przyjęć. Powinna wskazywać przewidywany termin, liczbę palet lub kartonów oraz rodzaj towaru. Zlecając usługi magazynowe, dobrze ustalić, jakie informacje trzeba przekazywać przed przyjazdem samochodu. Magazyn potrzebuje wiedzieć zarówno kiedy dotrze dostawa, jak i co będzie zawierała. Paleta z jednym produktem wymaga innej organizacji kontroli niż kilkadziesiąt kartonów mieszczących wiele rozmiarów i kolorów.
Liczenie wymaga uzgodnionego zakresu kontroli
Potwierdzenie odbioru dziesięciu palet nie oznacza jeszcze sprawdzenia liczby wszystkich produktów. Zakres kontroli może obejmować opakowania zbiorcze, pojedyncze sztuki lub wybrane parametry towaru. Te zasady trzeba ustalić wcześniej i powiązać z dokumentacją dostawy. Liczba opakowań oraz liczba sztuk są odrębnymi informacjami. Jeśli karton ma zawierać dwadzieścia produktów, należy jasno określić, czy jego zawartość jest przeliczana, czy przyjmowana na podstawie oznaczenia i uzgodnionej procedury.
Uszkodzenia wymagają odrębnego postępowania
Wgnieciony karton, zerwana folia lub widoczne ślady zawilgocenia powinny zostać odnotowane podczas przyjęcia. Zdjęcia i opis pomagają później wyjaśnić, w jakim stanie towar dotarł do magazynu. Podejrzana partia może wymagać dodatkowej oceny przed dopuszczeniem do sprzedaży. Produkty oczekujące na decyzję powinny mieć jednoznaczny status i oznaczone miejsce. Bez takiego rozróżnienia uszkodzone opakowanie może trafić do kompletacji, a pracownik dopiero przy pakowaniu odkryje, że zamówienia nie da się przygotować zgodnie z wymaganiami.
Etykieta łączy towar z informacją
Czytelne oznaczenie palety lub kartonu ułatwia powiązanie fizycznej dostawy z jej dokumentacją. Nie zastępuje jednak identyfikacji produktów znajdujących się w środku. Przy palecie mieszanej ważne jest rozpoznanie poszczególnych pozycji oraz ich ilości. Oznaczenie jednostki transportowej i oznaczenie produktu pełnią różne funkcje. Dane z etykiet muszą odpowiadać rzeczywistej zawartości. Skopiowanie oznaczenia na inne opakowanie bez sprawdzenia informacji może przenieść błąd na kolejne etapy pracy.
Zakończenie przyjęcia umożliwia dalszą obsługę
Po kontroli towar otrzymuje miejsce składowania i odpowiedni zapis w systemie. Dopiero uzgodnione zakończenie przyjęcia powinno stanowić podstawę informacji o dostępności do realizacji zamówień. Sam przyjazd samochodu nie oznacza jeszcze gotowości wszystkich produktów do wysyłki. Dobrze opisane usługi magazynowe określają sposób zgłaszania braków, nadwyżek oraz niezgodności wariantów. Pozwala to oddzielić część dostawy gotową do obsługi od produktów wymagających wyjaśnienia i uniknąć blokowania całej partii bez potrzeby.